Databehandling og opbevaring

Den virksomhed, der opretter en forsendelse (typisk afsenderen), er dataansvarlig for fragtbrevets indhold og for de personer, der nævnes i det — herunder chaufføren og kontaktpersonerne hos afsender og modtager.

TungVognsSpecialisten ApS er databehandler for forsendelsesindholdet og dataansvarlig for konto-, adgangs- og sikkerhedsoplysninger. Der indgås en skriftlig databehandleraftale med hver virksomhed, før løsningen tages i produktionsdrift.

Doc hostes hos europæiske leverandører af cloud-infrastruktur, database og e-mail. Udveksling af eFTI- og Peppol-data sker via Semantic. Data forlader ikke EU/EØS.

Den fulde liste over underdatabehandlere holdes opdateret i databehandleraftalen og udleveres på anmodning. Vi orienterer kunderne, før en ny underdatabehandler tages i brug.

Fragtbreve (e-CMR) med kvitteringer: opbevares i den periode, transport- og bogføringslovgivningen kræver — som hovedregel 5 år efter regnskabsårets afslutning. Herefter anonymiseres dokumentet, så kun statistiske data uden personhenførbarhed bevares.

Kontooplysninger: slettes senest 12 måneder efter at kontoen eller virksomhedens aftale ophører.

Sikkerhedslog (login, adgangsændringer, kontrolopslag): opbevares 12 måneder og slettes eller anonymiseres herefter. IP-adresser gemmes aldrig i klartekst, kun som kryptografisk aftryk.

Sikkerhedskopier: overskrives løbende; slettede data forsvinder fra kopierne senest efter 30 dage.

Myndighedernes kontrollinks: spærres automatisk ved udløb eller tilbagekaldelse, og selve linket giver herefter ingen adgang til data.

Admin-området giver mulighed for at eksportere alle registreringer om en bruger (konto, roller, hændelser og underskrevne kvitteringer) samt at slette kontoen. Sletning af personoplysninger i fragtbreve, der endnu er under opbevaringspligt, sker ved anonymisering, så dokumentets bevisværdi bevares uden personhenførbarhed.

Den dataansvarlige virksomhed er ansvarlig for at behandle anmodninger fra registrerede personer; vi bistår teknisk med eksport og sletning.

Når en kvittering underskrives, beregnes et kryptografisk aftryk (SHA-256) af fragtbrevets indhold på signeringstidspunktet, som gemmes uforanderligt sammen med tidspunkt, sted og underskriver. Efterfølgende ændringer i dokumentet kan dermed påvises ved sammenligning af aftrykket.